‍−まずは、エンペイ導入に至った背景をお教えください。

エンペイ導入は集金・集計の簡素化が目的でした。60年以上続いている道場であるため、昔ながらの方法で会員情報や集金を管理していたんです。

もちろん、事務業務の改善は随時行われてきました。先代が道場を開設した当時は会員管理を紙で、月会費の集金を現金で行っていましたが、途中から会員情報をエクセル管理、月会費もゆうちょ銀行の口座振替に変更。会員情報や現金の管理リスクは軽減されました。 

ただ、私が事務局を手伝うようになった頃には、会員管理と経理の管理方法が別で行われていたんです。情報の反映されるタイミングに時差があり、情報の紐づけも十分ではありませんでした。結果、会員情報の変更が集金・集計側に反映されずに、請求額の間違えが発生することも。エクセルで管理していた集金用ファイルも情報量が多く、複数のシートにまたがるなど、管理が煩雑になっていました。

業務の効率化は運営上の課題でしたが、私は事務全般を担当しており、なかなか手がつけられなかった。代表の夫も道場・連盟の運営業務で忙しい。数年ほど改善が図れない状況の中で、たまたまエンペイについて知ったんです。「これを導入すれば集金・集計の改善に繋がる」と感じ、すぐに問い合わせしました。

−なるほど。エンペイについては、どこで知りましたか？

エンペイは、私の子どもが通っている保育園で知りました。保育料の決済や追加費用の請求にエンペイを活用していました。日頃から保護者としてエンペイを利用しており、「本当に楽だ」と思ったので、道場にも導入できないかと考えるようになりました。

私たちの道場は幼児や小学生低学年の会員が多く、月会費の他に大会やイベントの参加費など細かい集金がある。請求方法などが保育園と似ていたため、「うちの道場でも活用できそう」と感じたんです。

一方で、私たちの道場も先代から道場・連盟の業務を引き継いで３〜４年が経ち、運営方法の見直しを図っていた時期でした。そのため、課題である集金・集計業務を解決すべく、エンペイの導入を検討し始めたんです。

−エンペイへの問い合わせ後、すぐに導入を決定されたのでしょうか？

実は、少し時間がかかりました。問い合わせ後、サービスの概要説明を聞いたのですが、エンペイの営業担当者から「エンペイを導入して、貴団体の集金業務が本当に改善されるか検証させてほしい」と、プレゼンテーションの提案があったからです。

問い合わせ前から、LINE経由での請求メッセージを送れる点や数秒で決済できる点には魅力を感じていましたし、概要説明を聞いて、支払い管理機能の使い勝手にも惹かれていました。ただ、決裁権を持つ夫にエンペイ導入を納得してもらうためには、効果を整理してもらえるのは助かる。喜んで、その提案を受け入れました。

同時に、きちんと説明しようとする営業担当者の姿勢にも好感が持てました。取引やサービスの導入に際していろんな会社と話をしてきましたが、個人事業主相手だと簡単な説明で済まそうとする企業が多かった。しかし、エンペイは導入の実績が豊富なだけでなく説明も丁寧。誠実な対応から「信頼できる企業だ」と感じました。

−お金を取り扱うサービスにおいて安心感は重要ですよね。一方で、エンペイ導入にはどのような効果が想定されていましたか？

想定される効果はいくつもありましたが、最もうれしかったのは業務の効率化です。「口座登録から会計データ作成までを16.5 時間から約1時間に短縮できる」と試算いただきました。

私たちは２人で道場・連盟を運営していますが、10人分の業務量が発生。事務作業は特に後回しにされがちで、数年前からずっと工数削減したいと思っていました。つまり、エンペイ導入による業務改善は“念願”と言っても過言ではなかったんです。

加えて、会計業務を平準化できるのもありがたいと思いました。口座引き落としでは夫のPCでしか作業できなかったのが、エンペイではどのPCからでも対応できる。しかも、マニュアルがしっかりしているので、誰でも簡単に操作できます。私と夫どちらか一方の体調が悪くても、もう一方が集金・会計をこなせるようになることは利点だと感じました。

−集金・集計の負荷の軽減が導入の決め手となったのでしょうか？

そうですね。業務過多となっている現状を打破できるかどうかがポイントでした。私たちのような道場は自分たちで業務すべてをやらなければいけないため、細かいメリット・デメリットを精査する時間がない。「とりあえず導入して業務量を減らしたかった」というのが本音で、手間をかけずに移行できる点も導入の後押しとなりました。

夫もエンペイの営業担当者によるプレゼンテーションを聞き、導入に賛成してくれました。言葉にこそしませんでしたが、エンペイ導入の事務作業を前向きに取り組んでくれた。エンペイ導入の効果に納得したからこその行動だったと思います。

−実際、エンペイの導入作業は大変ではありませんでしたか？ 

エンペイの登録作業は想像以上に簡単でした。加えて、管理する情報を必要最小限にできた点も大きかったと思います。

以前のリストには多くの項目が記載されていました。しかも後から知らない情報がどんどん出てきて、処理がとにかく大変だった。しかし、エンペイにデータを登録する際、本当に必要な情報を整理していったら、驚くほど項目が少なくなりました。

会計情報をエクセルのシートを１枚まで減らせたのも、エンペイ導入の副次効果でしょう。本当に感動でした！

−移行時点で情報がスリム化されて、管理が楽になったのもメリットだったと。一方で、エンペイの導入をどうやって会員に周知しましたか？

連絡ツールとして利用しているコミュニケーションアプリと手紙の手渡しで、会員に周知しました。ただ、エンペイのテンプレートを活用したので、ほとんど手間はかからなかった。集金方法のエンペイへの移行は、とてもスムーズに進みました。

−エンペイ導入による実際の効果はいかがでしたか？ 

期待通り、集金・集計の業務時間が大幅に短縮されました！ 以前は夫が3〜4時間を数日に分けて行なっていましたが、今では自分が2時間ほど作業するだけで済む。導入当初は少し操作に手間取りましたが、自分のルーティンが確立できてからはスピーディに会計管理までこなせるようになりました。

さらに、支払い管理も効率化されました。以前は支払い額のチェックをするのにも一苦労でしたが、エンペイなら自動で集計されるので一目で分かります。会員の支払い状況もリアルタイムで確認できますし、もし請求間違いや払い間違えがあっても即対応できる。業務負担が劇的に軽減し、他の業務に眼を向ける時間が増えたのもうれしいポイントでした。

想定外だったのは、会員管理にもポジティブな効果があったことでしょう。各会員の支払い状況が可視化されたことで、その人の状態を把握できるようになりました。例えば、急に支払いが遅れるようになったら「忙しいのかな」と気遣えます。そういう意味では、道場の運営に役立っています。

−多角的に活用いただけて光栄です！現在は月会費の請求にエンペイを活用いただいていますが、今後は他の費用の請求にも活用される予定はありますか？

細かい請求が発生する帯やグッズの販売などは、現金で引き続きお支払いいただく予定ですが、大会の参加費用などはリスト化して対応できたら良いと思います。

一方で、会計士からは「確定申告や、他支部など連盟の管理にも活用できるかもしれない」と助言を受けています。まだまだ検討段階ですが、将来的にはエンペイを経理に取り込んでいけたらベストでしょう。

−最後に、集金・集計の効率化を課題とする道場・習い事教室にアドバイスをお願いします。

エンペイは手軽に導入できますし、何万人規模の道場・習い事教室なら専任の事務員を雇うよりコスパが良いはず。加えて、前述した会員管理への効果も見逃せません。

各会員の支払い額が可視化されれば、稽古やレッスンなどへの参加回数も分かる。さらに、支払い状況から会員の人となりが見えてくることもあるでしょう。これらの情報は会員管理にも繋がっていきますし、エンペイ導入は道場・習い事教室の運営においてプラスになると思います。