−まずは、エンペイ導入に至った背景をお教えください。

石井：以前は副食費や延長保育料などを口座振替で集金しており、手続きの負担が課題でした。本部では、請求データの作成や収納代行業者への依頼書の送付、引き落とし結果の照会などの業務を担当。集金後のマクロ集計の結果を園に共有していました。

一方で、園側でも業務が発生。保護者への口座登録のお願いや、振込の声がけなどを行っていました。また、窓口のないネット銀行などを登録する場合、園で口座振替依頼書を保管。個人情報の取り扱いなども発生していました。

集金業務の負荷は少なくなく、本部と園に業務がまたがるなど、フローも煩雑。未納した保護者への請求依頼や着金の確認など、入金の管理業務自体にも苦戦していました。そのため、集金業務の改善が求められていたのです。

当初は、キャッシュカードを端末に通すだけで口座登録ができる「口座振替受付サービス」などを検討。しかし、導入の費用や業務の簡素化を考慮し、エンペイの導入に至りました。

−複雑な手続きを解消したかったのですね。エンペイはどのように知られたのでしょうか？

松永：初めてエンペイに提案いただいたのが2020年頃で、弊社とエンペイの営業担当者が知り合いであったことがきっかけでした。たまたま話の流れでエンペイを紹介いただくことになったのですが、説明を受けて「総合的に集金業務を改善できる」と直感しました。

最も印象的だったのは、データを一元管理でき、管理をシンプルにできること。さらに、LINEで請求できるのも利点でした。保護者が普段から使っているアプリなので、ダウンロードや操作を覚える手間が不要。LINEを使ってない保護者に対して、紙の請求書をエンペイ経由で発行できるのも良いと思いました。

決済手段がいくつも用意されている点も好感が持てました。クレジットカードなどを利用すればポイント還元を受けられるのも、保護者にとって喜ばれるのではないかと考えました。

ただ、サービスは魅力的でしたが、当時は機能・条件面が合わず導入できませんでした。弊社ではDXを強く推進しているため、導入したい気持ちは強かったのですが、規模感から慎重に検討せざるを得なかったのです。

しかし、エンペイは気になるサービスでしたので、定期的に連絡をとらせていただいていました。その後エンペイから数回の提案を経て、機能・条件面での折り合いが付いた。結果、3年越しに導入を決めることができました。

−エンペイ導入を決めていただいたのは、2022年末の提案後でした。初回の提案から3年ほど間が開きましたが、何が導入のポイントとなったのでしょうか？

松永：一番大きかったのは、エンペイの機能拡充です。2020年当時、エンペイには弊社の導入要件である「請求後のロック機能」が備わっていませんでした。しかし、2023年春にロック機能の搭載が予定され、ようやく検討を進められるようになったのです。 

エンペイは基本的な集金・集計機能において申し分がない。ただ、新システムの導入は大きな決断となります。当然、他の決済サービスを交えて比較検討することになりました。工数削減の効果は大前提。その上で、コストパフォーマンスを基準にサービスを選定していきました。

いずれも優れたサービスでしたが、判断の決め手となったのはユーザビリティでした。「保護者にとって使いやすいサービスはどれか？」を優先に考えると、答えはエンペイ一択。ユーザビリティの高さは頭抜けており、「保護者満足度95％」という実績も判断材料の一つとなりました。

−保護者の使い勝手を一番に考えた結果だったのですね。一方で、エンペイ導入に際して園への調査などは行いましたか？ 

石井：何人かの園長には、エンペイ導入について意見を伺いました。大まかに機能などを説明しましたが、概ね良い反応を得られました。

以前は封筒に印刷した請求書を入れ、一人ひとりに配布。未納が発生したら督促状を手渡ししていました。しかし、エンペイを導入したら、それらの業務がLINEで完結できるようになり、一気になくなる。「集金業務が楽になる」「保育サービスに集中できる」と喜んでいました。

エンペイを通じ、保護者の支払い状況が園で確認できる点も好評でした。今までは本部に聞かないと状況がわからず、保護者に支払いについて質問されてもスピーディに答えるのが難しかったが、保護者に素早く対応できるようになる。園にとってもエンペイ導入の効果は少なくないと想定されていました。

−エンペイ導入が決まってから実運用に至るまで、どのような取り組みを行いましたか？

石井：事前に園に説明したり、保護者への案内状を用意したりしました。ただ、エンペイのおかげで、全体的に苦労はしませんでした。

まず、導入までのスケジュールはエンペイ側で立案。園への説明もエンペイの営業担当者が参加してくれ、トラブルは起こりませんでした。保護者への案内状もエンペイが用意したテンプレートを活用し、あまり手間をかけずに作成できた。もちろん、細々とした移行作業は発生しましたが、比較的スムーズにエンペイを導入できたと思います。

−問題なく導入できたエンペイですが、実際に導入した効果は？ 当初の目標である、集金業務の工数削減は実現できましたか？

松永：結論から言うと、実現できたと思います。導入当初は操作に不慣れで、思うような効果を得られませんでした。しかし、徐々に慣れてきて業務の改善効果が高まってきた。現在では当初の期待通り、全体として月100時間ほど業務を短縮できています。

個人の業務で見ても効率化の効果は明白で、事務作業に充てる時間は激減。浮いた時間をどのように活用しているかまではまだ把握できていませんが、少なくとも残業時間は相当に削減できました。そういう意味では、職場環境も改善できたと言えるでしょう。

一方で、本部としてありがたいのは、業務フローを簡素化できたことです。園による集金業務は再請求の連絡のみで、他は本部が担当するシンプルな運用体制を構築できました。これは負担の軽減だけでなく、生産性向上やトラブル防止にも繋がっていく。複数の園を展開する弊社にとっては、非常に大きな成果だと思います。

−業務負担の軽減以外で、エンペイ導入によるメリットはございましたか？

石井：メリットはいくつかありますが、真っ先に思い浮かぶのは「支払い状況をリアルタイムで把握できる」ことです。一見して全体の支払い率が分かりますし、園にも状況を伝えやすくなりました。引き落としできなかった保護者のリストを別途作成しなければなりませんでしたが、今はそんな手間は無用。エンペイのページを共有するだけで済みます。

口座登録に時間が掛からなくなったのも利点でした。印鑑相違などで登録ができなかった場合、紙ベースのやり取りであるため、3ヵ月以上かかることも少なくありませんでした。一方で、エンペイはオンラインで各登録が完結。スムーズに手続きを終えることができています。

加えて、園が支払い状況を積極的にチェックできるようになったのもポイントでしょう。前述した通り、以前は園が自ら支払い状況を確認できなかったため、本部の指示を受けてからでないと行動できなかった。それがエンペイ導入で情報をリニアに共有できるようになったことで、自分で支払い状況を確かめ、能動的に再請求を行えるようになったのです。

−本部だけでなく、園にもメリットがあったのですね！では、貴社のように複数の園を展開する企業がエンペイを導入する価値はどこにあると思いますか？

松永：エンペイ導入の価値は、企業によって異なると思います。ただ、弊社の場合は「情報を集約できる点」に価値を感じています。

集金・集計を管理しようにも、別々の場所にデータが保存されていたら、園の数が多い分だけムダ手間が発生。全体としては大きな負荷となり、園運営のネックとなるでしょう。逆に言うと、情報の一元管理は業務の効率化において欠かせないでしょう。

エンペイは1アカウントで全園の集金・集計を確認可能。データの入手や処理を一括で行えます。しかも、リアルタイムの“生きたデータ”を手軽に扱える。CSVファイルで吐き出せるので、データの利活用もしやすくなっています。

そもそも、ICTなどデジタル技術はルーティンワークの削減に有効です。集金業務のデジタル化は当然、園においては子どもと向き合う時間を増やすことに繋がるでしょう。私たち本部の役割は、園が保育に集中できる環境を築くこと。その実現を後押ししてくれるのが、エンペイを含むICTサービスの価値だと思います。